Privacyverklaring

PRIVACYVERKLARING

Personeels- en loonadministratie  Machine Fabriek Elburg B.V.
In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel we dat doen. Wij raden je aan deze verklaring zorgvuldig te lezen.

Machine Fabriek Elburg B.V. vindt het van groot belang dat er zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Daarbij houden wij ons aan de eisen uit de privacywetgeving.

Dat betekent bijvoorbeeld dat wij:

• duidelijk vermelden voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken. Dat doen wij via deze privacyverklaring.
• het verzamelen van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
• je eerst om toestemming vragen om jouw persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin jouw toestemming is vereist.
• jouw gegevens niet worden doorgegeven aan derden, tenzij dat nodig is om de gevraagde dienst te kunnen leveren of wanneer wij daar wettelijk toe verplicht zijn.
• wanneer wij jouw gegevens delen, afspraken maken met die partijen om ervoor te zorgen zij de informatie niet voor andere doeleinden gebruiken.
• passende beveiligingsmaatregelen nemen om jouw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken.
• jouw recht respecteren om jouw persoonsgegevens op jouw aanvraag ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen.

Als je naar aanleiding van deze privacyverklaring contact met ons wilt opnemen, dan kan dat via onderstaande contactgegevens, onder vermelding van ‘Privacy persoonsgegevens’ ter attentie van Afdeling  Personeelszaken

Telefonisch: 0525-684299

E-mail: zuiden@machinefabriekelburg.nl

Postadres: Industriestraat 10, 8081 HG  Elburg

Gebruik van persoonsgegevens
Wij verzamelen en gebruiken persoonsgegevens van sollicitanten, inleenkrachten, ZZP’ers, stagiaires/afstudeerders en werknemers.

De persoonsgegevens die je aan ons verstrekt verzamelen wij, omdat dit bijvoorbeeld noodzakelijk is voor het doorlopen van de sollicitatieprocedure of om een (eventuele) arbeids-, stage- of inleenovereenkomst te sluiten en uit te voeren. Daarnaast hebben wij bepaalde gegevens nodig voor de nakoming en uitvoering van bepalingen uit de voor ons geldende CAO of om aan bepaalde wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen (bijvoorbeeld het afdragen van belasting en premies voor werknemers).

Persoonsgegevens die wij van jou kunnen verzamelen zijn:

• NAW gegevens
• Motivatiebrief
• CV
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geboortedatum
• IBAN nummer
• Burgerlijke staat
• Burgerservicenummer
• Geslacht/nationaliteit
• Identiteitsbewijs/paspoort
• Diploma’s

Ben je een sollicitant, dan gebruiken wij jouw gegevens om te communiceren over het verloop van de procedure. Daarbij gebruiken we de gegevens ook voor de beoordeling van jouw geschiktheid voor de functie die vacant is of kan komen.

Ben je een inleenkracht, dan zullen wij de gegevens die wij verkrijgen van het detachering- of uitzendbureau gebruiken voor de beoordeling van jouw geschiktheid voor een vacante functie en voor het beheer van de inleenovereenkomst.

Op het moment dat je bij ons aan het werk gaat als werknemer, stagiair/afstudeerder, inleenkracht of ZZP’er, dan gebruiken wij jouw gegevens voor het opstellen, uitvoeren en beëindigen van de arbeids-, stage-, inleen- of ZZP- overeenkomst. Je kunt dan denken aan de behandeling van personeelszaken, het vaststellen en uitbetalen van het salaris en het afdragen van belastingen, premies en andere fiscale verplichtingen.

Verstrekking aan derden
Wij geven de door jou verstrekte gegevens door aan derden, als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst. Deze partijen kunnen overheidsorganen zijn, maar ook partijen die in onze opdracht werkzaamheden voor ons uitvoeren of partijen aan wie wij verplicht zijn gegevens te verstrekken in verband met de uitvoering van de arbeidsovereenkomst.

Wanneer wij jouw gegevens verstrekken aan partijen die in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren (bijvoorbeeld de arbodienst, cloud provider of de salarisverwerker), zorgen wij er onder andere (met een overeenkomst) voor dat jouw gegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Ook komen wij hierin overeen dat jouw gegevens worden verwijderd, zodra deze niet meer nodig zijn.

Wij verstrekken gegevens aan de volgende partijen:

• Belastingdienst
• UWV
• Arbodienst
• Pensioenfonds
• Onze accountant/salarisverwerker

Beveiligen en bewaren
Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot jouw persoonsgegevens te beperken. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

Wij bewaren sollicitatiegegevens tot uiterlijk vier weken na het eindigen van de sollicitatieprocedure, tenzij je ons toestemming hebt gegeven om je gegevens voor een periode van drie jaar te bewaren voor eventuele in de toekomst vacante functies.

Persoonsgegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn bewaren wij tot zeven jaar nadat het dienstverband is beëindigd. Loonbelasting verklaringen en ID bewijzen worden tot vijf jaar na einde dienstverband bewaard. Voor andere gegevens uit de personeels- en loonadministratie hanteren wij bewaartermijnen van uiterlijk twee jaar nadat het dienstverband is beëindigd. Soms is het noodzakelijk om gegevens langer te bewaren om te voldoen aan de wettelijke plicht of als er sprake is van een arbeidsconflict of rechtszaak.

Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen worden op onze website gepubliceerd. Jouw gegevens gebruiken wij nooit zonder toestemming voor andere doeleinden.

Het is aan te raden om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Inzage en wijzigingen van jouw gegevens
Je kunt ons altijd vragen om jouw eigen persoonsgegevens in te zien. Ook kun je ons verzoeken om aanvulling van persoonsgegevens of om het wijzigen van onjuistheden. Daarnaast mag je vragen om jouw gegevens te wissen of het gebruik van je persoonsgegevens te beperken.

Je kunt natuurlijk ook bij ons bezwaar maken tegen het verzamelen en gebruiken van gegevens. Op het eerste blad van deze verklaring vind je het telefoonnummer, e-mailadres en postadres waar je terecht kunt met jouw vragen rondom de persoonsgegevens.

Zoals eerder aangegeven vinden wij het van groot belang dat er zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens.

Heb je toch klachten over de gegevensverwerking en kom je er niet samen met ons uit, dan heb je op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. 

In werkingtreding
Deze privacyverklaring is in werking getreden op 25 mei 2018.